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| 06/05/2008 15h08min
Após a correria para juntar os papéis necessários para fazer a declaração do imposto de renda, você sente que gostaria de ter os documentos mais organizados? Separá-los em categorias e reuni-los em um só lugar são medidas que facilitam muito a rápida localização de cada papelzinho.
Leia as dicas abaixo, elaboradas pela personal organizer Rosângela Campos, e dê um jeito nas pilhas e pilhas de folhas espalhadas e documentos desaparecidos.
| Organizando a papelada: passo-a-passo |
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| 1 - Eleja o local mais adequado da casa para executar a organização. Dê preferência a um lugar espaçoso e tranqüilo. |
| 2 - Reúna toda a papelada da casa. Procure em gavetas, pastas, armários, enfim, em todos os lugares onde possam estar seus documentos. Junte tudo no local escolhido. Atenção: Manuais de funcionamento, trabalhos escolares dos filhos, agendas antigas, etc., tudo é documento e precisa ser organizado. A diferença está no fato de eles serem documentos sem caráter de prova. Dê a devida atenção a eles também. |
| 3 - Providencie dez caixas de papelão, preferencialmente grandes. Coloque uma etiqueta em cada caixa, identificando os
principais grupos documentais, que são: > Pessoal > Profissional > Financeira > Médica > Lazer > Veículos > Empregados Domésticos > Bens Imóveis > Animais Domésticos > Escolar As caixas têm importante papel na organização: elas evitam o extravio de documentos. Sua sua utilização permite que você faça aos poucos. |
| 4 - Vá classificando um por um dos documentos que você reuniu, e coloque-os temporariamente nas respectivas caixas. Nesta etapa, procure remover clips enferrujados, desfazer dobras, enfim, deixar o documento em condições de ser guardado. |
| 5 - Atenção: Providencie pastas suspensas, pastas intercaladoras e caixas. A pasta
intercaladora serve para separar documentos do mesmo grupo. Por exemplo, na pasta Veículos, uma será para o automóvel Palio e a outra para o automóvel Fiesta. As pastas suspensas são utilizadas no arquivo ativo. Já as caixas servem para o arquivo inativo. |
| 6 - Hora de dar uma parada na organização e visitar sites que fornecem os prazos de guarda legal de cada documento. É importante respeitá-los para não ter nenhuma surpresa. Sugestão: www.idec.org.br Crie, com base nos dados obtidos, sua tabela de temporalidade, para saber o que fica no arquivo ativo e quanto tempo ficará ali arquivado. Saberá também o que vai para o arquivo inativo e quanto tempo deixar lá. Deixe este guia bem acessível para consultas freqüentes. |
| 7 - Elabore seu arquivo ativo, deixando nele somente os documentos do ano corrente e a documentação pessoal (cópia da carteira de identidade, passaporte, carteira de trabalho). |
| Fonte: Rosângela Campos, da Domus Organizzare Soluções em Espaços, site www.domusorganizzare.com.br |
| Dicas gerais |
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| > Faça esta tarefa de forma organizada. A utilização das caixas é para que você tenha a possibilidade de organizar uma por dia, sem a preocupação de que os
demais documentos possam se misturar novamente. > Escolha um móvel para o arquivamento das pastas suspensas. Nas livrarias, há modelos de aramados acessíveis e pequenos, que cabem em qualquer cantinho. > Prefira todas as pastas da mesma cor. Seu arquivo ficará mais homogêneo e bonito. > Para um acesso rápido e fácil, utilize os visores das pastas devidamente etiquetados. > Faça um mapa do arquivo no modelo checklist, em que você listará todos os documentos e o respectivo local onde foram arquivados. > Não é necessário mais do que uma pasta suspensa para cada grupo documental. Exemplo: na pasta de Documentação Pessoal haverá uma intercaladora para cada membro da família. > As caixas plásticas modelo arquivo são muito boas, porém, pequenas demais. Prefira um arquivo aramado. > Deixe toda a documentação da casa num único móvel. |
Sua papelada está assim? Dê um jeito logo!
Foto:
Divulgação
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